COMUNICACIÓN: és un proceso mediante el cual un sistema transmite información a otro sistema que es capaz de recibirla. Según este sistema existe:
· Emisor, persona que emite el mensaje o información.
· Receptor, persona o personas que reciben el mensaje.
· Mensaje, información que transmite lo que se quiere decir.
· Canal, medio o via utilizado para transmitir el mensaje.
· Código, conjunto de signos y reglas necesarios para la elaboración del mensaje tanto el emisor como el receptor han de conocer estas reglas de codificación y descodificación.
Por otro lado, sé que tiene vital importancia como habilidad ya que se encuentra inmersa dentro de toda organización, conocemos la habilidad formal y la informal.
La comunicación es la habilidad que debe tener cada gerente, ya que está en contante contacto con su personal a su cargo y si está no se lleva a cabo correctamente trae consecuencias en contra de toda la organización.
· ¿Qué quieren saber del proceso de comunicación como habilidad gerencial?
Quiero saber cómo se divide la comunicación, la mejor forma de manejarla para dirigirnos hacia otras personas y recibir la respuesta que esperamos, saber expresarme adecuadamente, tips que nos ayuden a desarrollar a la perfección esta habilidad.
· Importancia de la comunicación.
Todo directivo ha de adquirir una serie de aptitudes para conseguir que su labor sea más eficiente.
El trabajo de un directivo es analizar, diagnosticar, planificar y controlar sobre unos resultados u objetivos esperados, pero esto no funciona si el directivo no lo comunica, no lo transmite a su equipo.
La comunicación es fundamental en la existencia de la comunidad moderna. Es así como las Relaciones Públicas constituyen una actividad por medio de la cual, las empresas, las organizaciones y los individuos, en igual forma los organismos gubernamentales buscan la comprensión y la colaboración de la comunidad a la que pertenecen.
· Tipos de comunicación
Se pueden señalar tres tipos de comunicación:
Comunicación Interpersonal – aquella en la que se interactúa con otros individuos, es decir, se establece un diálogo con ellas. Es la forma de comunicación más primaria, directa y personal.
Comunicación Masiva – toda aquella que se realiza a través de los medios de difusión de información, como el radio, televisión, periódicos, revistas e internet.
Comunicación Organizacional – esta comprende la interna y la externa.
a) Comunicación Interna
Se refiere al intercambio entre la gerencia de la organización y los públicos internos, es decir, empleados. Su función es hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia y que la gerencia también sepa el pensamiento de los empleados. La comunicación interna presenta difíciles problemas en una compañía grande, ya que debe ser transmitida por conducto de varios niveles de autoridad. En la transmisión, el significado del mensaje con frecuencia es mal entendido. En ocasiones los supervisores y trabajadores no interpretan la comunicación en el sentido de la intención de la gerencia, o ésta no está dispuesta a explicar políticas y acciones.
Dentro de este tipo de comunicación, existe la comunicación formal vertical que sigue la cadena organizacional de mandar hacia abajo desde la mayor autoridad por medio de varios niveles gerenciales hacia los trabajadores, misma que consiste de directrices formales, boletines, periódicos a empleados y mensajes verbales; y hacia arriba partiendo de los empleados por conducto de los varios niveles de autoridad hasta la alta gerencia. Así como la comunicación formal horizontal que se refiere a la comunicación entre ejecutivos, supervisores y jefes de grupo de un mismo nivel y autoridad, se lleva a cabo por medio de conferencias, juntas informativas y discusiones.
b) Comunicación Externa
Esta tiene que ver con los públicos externos, es decir, consumidores, representantes o distribuidores, proveedores, agencias gubernamentales y legisladores, etc. Esta comunicación involucra tres elementos: el transmisor, el medio de comunicación y el receptor. La efectividad de la comunicación depende de estos tres. Si el transmisor es incompetente o el mensaje poco claro, el receptor no entiende el significado de la señal y ha fracasado el proceso de la comunicación.La comunicación puede ser verbal, que consiste de palabras habladas y escritas, o no verbal, expresada por medio de acciones, gestos, expresiones faciales, música y figuras.
· Principales barreras de comunicación.
· Durante el proceso de comunicación pueden presentarse ciertos obstáculos que la dificultan y que es necesario detectar para evitarlos y lograr una comunicación eficiente; a dichos obstáculos se les denomina como barreras de comunicación y se clasifican en:
· A) SEMANTICAS.- es la parte de la lingüistica que se encarga de estudiar el significado de las palabras; muchas de ellas tienen ofiicialmente varios significados.El emisor puede emplear las palabras con dterminados significados, pero el receptor, por diversos factores, puede interpretarlas de manera distinta o no entenderlas, lo cual influye en una deformación o deficiencia del mensaje.
· B) BARRERAS FISICAS.- son las circunstacias que se presentan no en las personas, sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación: ruidos, iluminación, distancia, falla o defiiciencia de los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc.
· C) FISIOLOGICAS.- son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya sea del emisor (voz débil, pronunciación defectuosa) o del receptor ( sordera, problemas visuales, etc) que son factores frecuentes que entorpecen o deforman la comunicación.
· D) PSICOLOGICAS.- Representan la situación psicológica particular del emisor o receptor de la información, ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, según sea el caso, o incluso al mensaje que se comunica; la deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice, no lea lo que está escrito, no entienda o no crea lo que oye o lee.
· En el aspecto administrativo, las barreras pueden ser por la falta de planeación, supuestos no aclarados, distorsiones semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal y evaluación prematura, comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo insuficiente para ajustarse al cambio; o sobrecarga de información.
· Importancia de la comunicación verbal y no verbal.
· El estudio académico de los movimientos del cuerpo ha sido llamado kinestesia. Se refiere a los gestos, las configuraciones faciales y otros movimientos del cuerpo. Por tanto, mientras admitimos que el movimiento el cuerpo es un segmento importante del estudio de la comunicación y el comportamiento, las conclusiones deben ser necesariamente reservadas. Se ha sostenido que cada movimiento del cuerpo tiene un significado y que ningún movimiento es accidental. Por ejemplo, a través del lenguaje corporal, decimos “ayúdame, me siento solo. Llévame, estoy disponible. Déjame solo, estoy deprimido.” Y raramente enviamos mensajes en forma consciente. Actuamos con autenticidad imprevista con el lenguaje corporal no verbal.
· La comunicación verbal puede realizarse de dos formas: oral: a través de signos orales y palabras habladas o escrita: por medio de la representación gráfica de signos.
La importancia de la comunicación verbal radica en que hay múltiples formas de comunicación oral. Los gritos, silbidos, llantos y risas pueden expresar diferentes situaciones anímicas y son una de las formas más primarias de la comunicación. La forma más evolucionada de comunicación oral es el lenguaje articulado, los sonidos estructurados que dan lugar a las sílabas, palabras y oraciones con las que nos comunicamos con los demás.
Las formas de comunicación escrita también son muy variadas y numerosas (ideogramas, jeroglíficos, alfabetos, siglas, graffiti, logotipos...). Desde la escritura primitiva ideográfica y jeroglífica, tan difíciles de entender por nosotros; hasta la fonética silábica y alfabética, más conocida, hay una evolución importante.
Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje.
· Técnicas adecuadas para una comunicación eficiente.
La información - ¿Hay algo que decir? ¿nos interesaría recibir la información que vamos a comunicar?
Lo interesante - ¿Es realmente información de interés?
La empatía - ¿Es un mensaje claro? ¿lo entenderá tu audiencia?.
La novedad - ¿Aporta algo nuevo?
Protagonismo - ¿Es para mí el mensaje? ¿a quien está dirigido?
El código - ¿Hablamos la misma lengua? Ya lo hemos dicho antes: no porque queramos que nos entiendan, nos entenderán. Una vez que tenemos claro qué decir y a quién, la mejor receta es no complicarnos la vida y ser claros y directos.
El camino - ¿dónde estás? ¿Cómo vamos a trasmitir el mensaje para llegar a nuestra audiencia de la mejor forma?
La competencia - ¿Cómo hacerme oír entre todos los mensajes?
El test – Asegúrate que con todo y eso al final has dicho lo que quería decir ya que tenemos una oportunidad para causar una primera impresión positiva y no conviene desperdiciarla.
El objetivo - que nos escuchen y nos entiendan para que utilicen nuestra información, comprando nuestro producto o contratando nuestro servicio
http://www.microsoft.com/spain/empresas/rrpp/comunicacion_eficaz.mspx
·
· Efectos de la mala comunicación.
crea incertidumbre, tensión y frustración; comunicar mal las funciones, la falta de capacitación y la cultura empresarial predominante en la organización (con sus intereses creados) son los mayores obstáculos a los que se enfrentan los directivos que quieren que sus ideas audaces se hagan realidad.
· MAneras de mejorar la comunicación.
7 claves para una buena comunicación:
1. Observar
2. No suponer
3. No precipitarse
4. Preguntar
5. Escuchar
6. Transmitir información
7. Asegurar la comprensión
· Explotar las nuevas tecnologías para usarlas en la comunicación empresarial.
· Intranet, esa maravilla de la informática moderna, se convierte en una imprescindible punta de lanza de la comunicación para las organizaciones relativamente grandes o descentralizadas. El impulso a redes internas con noticias, circulares, la misión, los valores, la visión, los objetivos de la empresa, con secciones "sociales" que apelen al empleado y a las jefaturas, con boletines electrónicos interactivos, se convierte en un enorme salto cualitativo de indiscutible valor para lograr mayores niveles de comunicación organizacional.
Ejemplo: Una cadena de tres restaurantes que ha implantado una solución de recogida automática de comandas en las mesas: el camarero, mediante un ordenador de mano (iPAQ de HP) toma la comanda que va directamente a la cocina donde se imprime para que los cocineros elaboren los platos. No hay errores y se atienden más mesas en menos tiempo. Con un lector de tarjetas conectado a la iPAQ, el cliente puede pagar la comida sin que el camarero se tenga que llevar la tarjeta, con lo que el cliente no la pierde de vista en ningún momento. El resultado: los restaurantes sirven más comidas en el mismo tiempo, y el cliente percibe una mayor calidad de servicio y una seguridad en el pago que otros no le ofrecen. Otro ejemplo es el de una gestoría: manejan documentos estándar con pequeños cambios para cada uno de sus clientes. Realizan trámites administrativos para sus clientes, todos ellos muy parecidos. Mediante un sistema de gestión documental, utilizando tecnología Sharepoint y Office, la gestoría tiene todos los documentos archivados en formato electrónico, organizados por clientes y por años fiscales. Cuando consiguen un nuevo cliente, con dar de alta en la base de datos la información específica, todos los documentos más utilizados se generan automáticamente mediante plantillas predefinidas. De modo que si esa gestoría tiene como clientes a varias farmacias, el hecho de colaborar con otra es inmediato.
· Comunicación asociada con el manejo de comflictos.
la Comunicación ha sido asumida, a su vez, en las organizaciones como la creadora de
conflictos, la que los elimina o maneja. “La comunicación es la nueva dirección de la empresa”, (Rojas, 1999:378), para crecer y aprender de las crisis, negociar y ganar. Por ello, la comunicación se ha convertido en la opción y respuesta ante la paradoja gerencial postmoderna. Cada día se exalta con mayor fuerza “una retórica según la cual los conflictos
son fenómenos propios de las sociedades humanas y su organización”. Las crisis y los conflictos forman parte de los procesos gerenciales y comunicacionales en los que se producen cambios.
Podemos decir que una persona asertiva ante una situación difícil o de conflicto es capaz de: describir claramente el problema; expresar sus sentimientos; comprender al otro al ponerse en su lugar; solicitar lo que requiere para cubrir sus necesidades de manera segura, con la claridad que le proporciona conocer los objetivos que pretende lograr a través del mensaje; ofrecer alternativas; y dar a conocer las consecuencias que tendrá el receptor de acuerdo con su respuesta. Todo ello con sinceridad, de una manera abierta, receptiva, equilibrada y con armonía.
· Pasos para mejorar la comunicación asertiva.
Si es que sus emociones se encuentran involucradas con lo que espera lograr por medio de la comunicación asertiva, se recomienda observar con neutralidad la situación; para ello se sugiere tomar altura, esto es, analizarla visualizándose fuera de ella, como si fuera otra persona.Después envía su mensaje al otro y espera la respuesta, escuchando e interactuando con él o ella, buscando llegar a una solución de colaboración, con la intención de participar en un proceso en el que ambas partes estén conformes con el resultado.
http://www.miespacio.org/cont/gi/tiposcom.htm
http://www.mitecnologico.com/Main/BarrerasComunicacion
http://www.profesorenlinea.cl/swf/links/frame_top.php?dest=http%3A//www.profesorenlinea.cl/castellano/ComunicaconVerbalyNoVerbal.htm
No hay comentarios:
Publicar un comentario